Vợ chồng được cấp giấy chứng nhận kết hôn khi làm thủ tục đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, sau khi xem xét điều kiện cấp đăng ký kết hôn, khoản 3 Điều 18 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định:

Nếu hai bên nam, nữ đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký Giấy chứng nhận kết hôn, công chức tư pháp – hộ tịch ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch, cùng hai bên nam, nữ ký, ghi rõ họ tên trong Sổ hộ tịch, Giấy chứng nhận kết hôn; mỗi bên vợ, chồng được cấp 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.

Do đó, mỗi cặp vợ, chồng sẽ được cấp 02 (hai) bản giấy đăng ký kết hôn cho mỗi bên 01 (một) bản. Trong trường hợp, giấy kết hôn bị rách, hỏng thì sẽ có xuất hiện các tình huống sau đây:

Chỉ có 1 bản đăng ký kết hôn bị hỏng hoặc rách

Vì giấy đăng ký kết hôn được cấp 02 bản cho mỗi bên vợ, chồng 01 bản nên nếu chỉ có một trong hai bản đăng ký kết hôn bị hỏng hoặc rách thì vợ, chồng có thể dùng bản còn lại chứng thực bản sao từ bản chính để nộp hồ sơ khi thực hiện các thủ tục liên quan.

Bởi theo khoản 1 Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:

Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

Đồng thời, theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính, dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Do đó, nếu bị hỏng, rách một bản đăng ký kết hôn thì vợ, chồng có thể dùng bản còn lại để chứng thực và sử dụng.

Thủ tục xin cấp lại đăng ký kết hôn bị rách, hỏng mới nhất (Ảnh minh họa)

Cấp lại bản sao giấy đăng ký kết hôn

Khoản 1 Điều 62 Luật Hộ tịch nêu rõ:

Khi đăng ký hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch cấp 01 bản chính trích lục hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký hộ tịch, trừ việc đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn.

Theo đó, khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch giải thích khái niệm này như sau:

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Như vậy, việc đăng ký kết hôn sẽ không được cấp bản chính trích lục hộ tịch. Tuy nhiên, nếu bị hỏng, rách giấy chứng nhận kết hôn thì có thể cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Hiện nay, việc cấp lại giấy tờ hộ tịch đang được quy định tại Điều 23 Thông tư 04/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch

Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu giữ Sổ hộ tịch hoặc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Đồng thời, Điều 63 Luật Hộ tịch hiện hành quy định:

Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký

Như vậy, để được cấp bản sao trích lục giấy đăng ký kết hôn, người có yêu cầu có thể đến:

– Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch: Cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật (căn cứ Điều 4 Luật Hộ tịch 2014).

– Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

– Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu giữ Sổ hộ tịch: Ủy ban nhân dân cấp xã; cấp huyện, quận, thị xã; Cơ quan đại diện ngoại giao; Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài theo khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch.

Hồ sơ cần xuất trình (theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015)

– Một trong các giấy tờ: Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (bản chính).

– Giấy chứng minh nơi cư trú trong giai đoạn chuyển tiếp.

Hồ sơ cần nộp

– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu);

– Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (bản chính) theo khoản 2 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

Hình thức nộp

Nộp trực tiếp. Tại TP. Hà Nội đã thực hiện được thủ tục đăng ký cấp bản sao trích lục kết hôn online tại địa chỉ egov.hanoi.gov.vn.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục đăng ký kết hôn, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.

Nội dung bản sao trích lục đăng ký kết hôn

Theo Điều 23 Thông tư 04/2020/TT-BTP, nội dung bản sao trích lục kết hôn được ghi đúng theo thông tin trong Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử:

– Sổ hộ tịch trước đây ghi tuổi: Xác định năm sinh tương ứng ghi vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch, sau đó cấp bản sao trích lục kết hôn.

– Trong Sổ đăng ký kết hôn đã ghi chú việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật, ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài: Mục Ghi chú trong bản sao trích lục kết hôn ghi rõ: Đã ly hôn theo Bản án/Quyết định số… ngày…tháng…năm … của Tòa án ….

– Phần ghi địa danh hành chính trong bản sao trích lục hộ tịch: Ghi đúng địa danh hành chính đã đăng ký trong Sổ hộ tịch.

Lệ phí cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn

Khoản 2 Điều 11 Luật Hộ tịch 2014 nêu rõ:

Cá nhân yêu cầu đăng ký sự kiện hộ tịch khác ngoài quy định tại khoản 1 Điều này, yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch phải nộp lệ phí.

Bộ Tài chính quy định chi tiết thẩm quyền thu, mức thu, nộp, chế độ quản lý và sử dụng lệ phí hộ tịch

Như vậy, nếu yêu cầu cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn thì người yêu cầu phải nộp lệ phí.

Mức lệ phí được quy định cụ thể theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 281/2016/TT-BTC. Cụ thể, lệ phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch là 8.000 đồng/bản sao trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký.

Đăng ký lại đăng ký kết hôn

Điều kiện

Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định, việc kết hôn đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

Như vậy, để được đăng ký lại việc kết hôn thì phải đáp ứng điều kiện:

– Đã đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016;

– Sổ hộ tịch và bản chính đăng ký kết hôn đều bị mất.

– Người yêu cầu đăng ký lại kết hôn còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Hồ sơ

– Tờ khai theo mẫu;

– Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn đã được cấp trước đây. Nếu không có bản sao thì nộp hồ sơ, giấy tờ cá nhân có thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn (bản sao).

Cơ quan thực hiện đăng ký lại kết hôn

Căn cứ Điều 25 Nghị định 123, thẩm quyền đăng ký lại kết hôn thuộc về:

– Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký kết hôn trước đây;

– Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại kết hôn.

Thời gian thực hiện đăng ký lại kết hôn

Căn cứ khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2015:

– Công chức tư pháp, hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ thì ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch, ký vào bản sao trích lục và trao cho hai vợ, chồng.

Nếu cần xác minh điều kiện kết hôn của hai bên nam, nữ: Thời hạn giải quyết không quá 05 ngày làm việc.

– Nếu đăng ký lại kết hôn tại nơi không phải nơi đăng ký ban đầu: Có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân xã trước đây đăng ký kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, UBND nơi đã đăng ký trước đây kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu hay không.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh: UBND nơi đăng ký lại kết hôn thực hiện đăng ký lại kết hôn cho nam, nữ nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác.

Như vậy, nếu đăng ký lại kết hôn tại UBND xã trước đây đã đăng ký thì thời gian cấp lại đăng ký kết hôn là không quá 10 ngày làm việc; nếu đăng ký tại UBND xã – nơi không đăng ký kết hôn trước đây thì thời hạn là 08 ngày làm việc.

Kết quả

Theo khoản 4 Điều 27 Nghị định 123, quan hệ hôn nhân được công nhận kể từ ngày đăng ký kết hôn trước đây và được ghi rõ trong Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ hộ tịch.

Nếu không xác định được ngày kết hôn trước đây thì quan hệ hôn nhân được công nhận từ ngày 01/01 của năm đăng ký kết hôn trước đây.